Een klantportaal voor Loendersloot Global Logistics.

De uitdaging

Klanten hadden geen eigen digitale toegang tot hun gegevens. Ongeveer negen op de tien klantvragen kwamen per e-mail binnen, vaak buiten kantoortijd. Vragen over voorraad, de status van een container of een ontbrekend document kwamen allemaal terecht bij Front Office, en orders kwamen binnen als e-mail met bijlage die handmatig verwerkt moest worden.

Daarnaast speelden drie concrete aanleidingen:

1. Nieuwe klanten die eerder bij een andere logistiek dienstverlener zaten, waren gewend aan een klantportaal.
2. Prospects vroegen er expliciet naar bij hun keuze voor een logistieke partner.
3. Voor een deel van de klanten is de voorraadinformatie van Loendersloot hun enige voorraadadministratie. Die informatie moet dus actueel en betrouwbaar zijn.

Hoe geef je klanten zelf inzicht en regie over hun voorraad, zendingen en orders, zonder dat Loendersloot het persoonlijke contact of de eindcontrole verliest?

Een bijzondere eis: neutraliteit tussen klanten

In het entrepot van Loendersloot worden partijen regelmatig doorverkocht terwijl ze in opslag staan. Klant A verkoopt aan B, B aan C, soms met tien tot vijftien schakels in één keten. Loendersloot faciliteert die handel, maar maakt nooit bekend wie van wie koopt. Die neutraliteit is een kernwaarde van het bedrijf en een belangrijke reden waarom klanten voor Loendersloot kiezen.

Elke eigenaar ziet in het portaal uitsluitend zijn eigen gegevens, nooit die van eerdere of volgende partijen in de keten.

Voor het portaal betekende dit een harde ontwerpeis: klanten moeten alles kunnen zien wat ze nodig hebben, maar nooit informatie die een handelsrelatie kan prijsgeven. Juist dat maakte dit project uitdagend, en juist daar zijn we trots op. We hebben neutraliteit niet als regel op het scherm behandeld, maar als fundament van het hele portaal:

• Strikte afscherming. Elke klant heeft uitsluitend toegang tot de gegevens van de eigen bedrijven. Dit is in de basis van het portaal geborgd en niet alleen in de weergave.
• Eigen adresboek. Klanten kiezen bestemmingen uit hun eigen eerder gebruikte adressen, nooit uit het relatiebestand van Loendersloot.
• Documenten en foto's op aanvraag.Klanten vragen deze op wanneer zij ze nodig hebben. Loendersloot bepaalt welke informatie gedeeld wordt.
• Reserveringen zonder namen.Een klant ziet voor welke eigen orders voorraad is gereserveerd, maar nooit voor wie de overige voorraad bestemd is.

Onze aanpak

Analyse en interviews

Een goed portaal begint niet bij schermen, maar bij begrip van het bedrijf. Daarom zijn we gestart met een grondige analyse van de organisatie en de sector. In april 2026 hebben we interviews gehouden met Customer Service, Sales, IT en Business Intelligence van Loendersloot. Daarnaast hebben we de werking van accijnsgoederenlogistiek in kaart gebracht, van accijnsschorsing tot douanedocumenten.

Deze gesprekken leverden inzichten op die bepalend waren voor het ontwerp. Zo worden schades en incidenten altijd eerst telefonisch met de klant besproken, blijft persoonlijk contact met Customer Service de kern van de dienstverlening, en moet het portaal even goed werken voor een kleine handelaar als voor een internationale organisatie met meerdere bedrijven en gebruikers.

Uitgangspunten vastleggen

Op basis van de analyse hebben we samen met Loendersloot zes uitgangspunten vastgelegd. Elke functionaliteit is hieraan getoetst voordat deze werd gebouwd.

1. Neutraliteit tussen klanten. Geen namen van kopers, leveranciers of andere klanten.
2. Strikte afscherming van gegevens. Geborgd in de basis van het portaal, niet alleen in de weergave.
3. Het WMS als enige bron. Het portaal toont de informatie uit het warehousesysteem van Loendersloot.
4. Eindcontrole bij Loendersloot. Een order uit het portaal is een verzoek dat Loendersloot beoordeelt.
5. Gebruikersbeheer door de klant. Een beheerder per klant voegt gebruikers toe en trekt toegang direct in.
6. Meekijken zonder wijzigen. Customer Service kan meekijken met de klant, zonder iets aan te passen. Elke sessie wordt vastgelegd.
7. Iteratief ontwikkelen en testen

We ontwikkelden in korte iteraties en hebben het portaal tijdens de bouw meerdere keren voorgelegd aan verschillende mensen binnen Loendersloot. Daarnaast hebben we twee gestructureerde testrondes gehouden waarin het portaal met praktijkscenario's is doorlopen. Alle feedback verwerkten we direct in de volgende versie. Zo groeide het portaal stap voor stap uit tot een product waarin Loendersloot zich volledig herkent. Ook de statusteksten die klanten bij hun zendingen zien, zijn in samenwerking met Loendersloot opgesteld, in het Nederlands en het Engels.

Het resultaat: MyLoendersloot

Het resultaat is een compleet platform met twee omgevingen: een portaal voor klanten en een portaal voor de medewerkers van Loendersloot. Achter de schermen gebeurt veel, maar voor de gebruiker is het eenvoudig: de belangrijkste functies zijn met een paar klikken bereikbaar.

Voorraadinzicht

Actuele voorraad per artikel en per partij, met douanestatus, datum van inslag en de verdeling tussen beschikbare en gereserveerde voorraad. Te exporteren naar Excel.

Track & trace

Klanten volgen elke inkomende en uitgaande zending stap voor stap: van aanmelding en lossing tot order, lading en vertrek. Elke statuswijziging in het WMS is direct zichtbaar in de tijdlijn van het dossier.

Orders aanvragen

Een stapsgewijs orderformulier voor zee-, weg- en luchtvracht, met concepten, meerdere containers per boeking en controles op voorraad, gewicht en bestemming.

Documenten en foto's

Arrival notices, vrachtbrieven en partijfoto's zijn direct vanuit het betreffende dossier op te vragen.

Gebruikersbeheer

De beheerder van een klant nodigt collega's uit, kent rechten toe en trekt toegang direct in. Gebruikers met meerdere bedrijven wisselen eenvoudig van omgeving.

Dashboard

De belangrijkste kerncijfers in één overzicht, aangevuld met de contactpersonen van het eigen Customer Service-team.

Portaal voor Customer Service

Medewerkers van Loendersloot loggen in met hun eigen Microsoft-account. Zij activeren klanten in het portaal en kunnen bij een supportvraag meekijken in de omgeving van de klant. Meekijken is uitsluitend lezend en elke sessie wordt vastgelegd: wie, wanneer, bij welke klant en hoe lang.

Het portaal is volledig beschikbaar in het Nederlands en het Engels, werkt ook op mobiele apparaten en bevat een rondleiding die nieuwe gebruikers bij hun eerste bezoek wegwijs maakt.

Koppeling met het centrale systeem

Alle operationele informatie van Loendersloot staat in het centrale warehouse management systeem (WMS), waarin opslag, zendingen en douaneafhandeling samenkomen. We hebben het portaal hier volledig op aangesloten, zonder een aparte administratie te creëren. Zo blijft er één bron van waarheid en hoeft niemand gegevens dubbel bij te houden.

Van het WMS naar de klant: voorraad, statussen, zendingen en documenten.

Van het portaal naar Loendersloot: orderverzoeken, ter controle en goedkeuring.

Actuele informatie voor de klant

Wijzigingen in het WMS worden automatisch zichtbaar in het portaal: een geloste container, een overgeboekte partij of een vertrokken order. Ook keuzelijsten, zoals havens en landen, worden vanuit het WMS bijgehouden. Past Loendersloot daar iets aan, dan volgt het portaal automatisch.

Gestructureerde orders voor Loendersloot

Orders uit het portaal komen volledig en gecontroleerd binnen bij Loendersloot, als verzoek ter beoordeling. Customer Service behoudt de eindcontrole. Kan een order niet worden verwerkt, dan ontvangt de klant een duidelijke melding met de vervolgstap.

Betrouwbare beschikbare voorraad

Tussen het indienen van een order en de verwerking door Loendersloot zit tijd. Het portaal houdt rekening met openstaande aanvragen, zodat dezelfde voorraad niet twee keer wordt aangevraagd. De definitieve reservering blijft bij Loendersloot.

Veiligheid en privacy

Het portaal bevat commercieel gevoelige informatie. Daarom lieten we het in september 2026, voorafgaand aan de livegang, een week lang testen door een extern securitybedrijf. De uitkomst bevestigde de keuzes die we vanaf dag één maakten: de afscherming tussen klanten bleef in alle tests overeind en er werden geen kritieke, hoge of middelhoge risico's gevonden. De enkele kleine verbeterpunten losten we vóór de livegang op.

Klanten loggen in met tweestapsverificatie, medewerkers van Loendersloot met hun Microsoft-account.

Bestanden die worden geüpload of opgehaald, worden altijd eerst gecontroleerd.

Privacy by design: er worden geen gegevens opgeslagen zonder doel, en meekijksessies worden vastgelegd.

Implementatie

Samen met Loendersloot is gekozen voor een zorgvuldige, gefaseerde invoering. In september 2026 is het portaal eerst intern getest door Loendersloot en in de praktijk gebruikt door een selecte groep klanten. Hun ervaringen zijn direct verwerkt, waarna het portaal in oktober 2026 live is gegaan. Sindsdien worden klanten stapsgewijs aangesloten, zodat iedere klant een goede eerste ervaring heeft en Customer Service de overgang goed kan begeleiden.

Tijdlijn

• April 2026: Analyse, interviews en uitgangspunten.
• Mei tot augustus 2026: Ontwikkeling, koppeling, reviews met Loendersloot en twee testrondes.
• September 2026: Testfase met Loendersloot en een selecte groep klanten, en de externe beveiligingstest.
• Oktober 2026: Livegang: het portaal beschikbaar voor alle klanten.

Wat het oplevert

Track & trace op elk moment

Klanten zien zelf waar hun zendingen zijn en wat hun voorraad is, ook buiten kantoortijd. Vragen als "is mijn container al gelost?" hoeven niet meer per e-mail.

Minder handmatig werk

Orders komen volledig en gecontroleerd binnen, in plaats van als e-mail die handmatig moet worden verwerkt.

Betere ondersteuning

Customer Service ziet tijdens een gesprek hetzelfde als de klant en kan daardoor sneller helpen.

Neutraliteit geborgd

De afscherming tussen klanten is vastgelegd in het systeem en niet afhankelijk van handmatige controle.

Sterkere positie richting prospects

Loendersloot biedt nieuwe klanten een professioneel portaal dat aansluit bij hun verwachtingen.

Eenvoudig beheer

Aanpassingen in het centrale systeem worden automatisch doorgevoerd in het portaal.