Hoe BAYZ de organisatie rond trainingen naar één portaal bracht

Over BAYZ 

BAYZ verzorgt data, AI en power skills trainingen voor medewerkers van corporate organisaties. De trainingen bestaan uit meerdere trainingsdagen en vinden vaak plaats op locatie bij de klant. Deelnemers ontvangen na afronding een digitaal certificaat. 

Van losse systemen naar één centraal overzicht 

De planning en administratie rond trainingen liepen bij BAYZ via Excel, mail en telefoon. Naarmate BAYZ groeide, ontstond de behoefte om de planning en administratie van trainingen verder te centraliseren en automatiseren. De bestaande werkwijze met Excel, e-mail en verschillende gespecialiseerde tools bood een goede basis, maar vroeg om steeds meer afstemming tussen de verschillende onderdelen van het trainingsproces. 

De belangrijkste uitdagingen: 

• De afstemming over trainersbeschikbaarheid verliep via persoonlijk contact en e-mail. BAYZ wilde dit proces verder stroomlijnen en trainers een centraal overzicht van hun planning bieden. 
• Presentie werd bijgehouden in Excel, evaluaties liepen via een formulierentool en certificaten via Credly. Presentie, evaluaties en certificering werden beheerd via verschillende gespecialiseerde tools. BAYZ wilde deze processen samenbrengen in één centrale omgeving, zodat de volledige voortgang van een training vanuit één plek inzichtelijk werd. 
• BAYZ wilde de operationele taken per training, zoals het reserveren van trainingslocaties, aanmelden van trainers en versturen van uitnodigingen, samenbrengen in één centraal takenoverzicht. 
• Met het toenemende aantal trainingen ontstond de behoefte om handmatige werkzaamheden verder te automatiseren, de efficiëntie te verhogen en de operationele processen schaalbaar in te richten. 

Wat BAYZ zocht was geen nieuw trainingsplatform voor deelnemers, maar één plek waar de organisatie rond trainingen samenkomt. 

Eén Europees platform als uitgangspunt 

BAYZ werkt voor corporate organisaties die hoge eisen stellen aan informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens. Het waarborgen dat persoonsgegevens binnen de Europese Unie worden opgeslagen en verwerkt, was daarom een belangrijk uitgangspunt bij de ontwikkeling van FLOW. Bij de keuze voor het onderliggende platform is nadrukkelijk rekening gehouden met deze eisen, evenals met de mogelijkheden voor toegangsbeheer, automatisering en verdere schaalbaarheid 

In plaats van losse tools uit verschillende regio’s aan elkaar te knopen, hebben we het portaal opgebouwd in Softr: frontend, database en workflows binnen één Europees platform. Daarmee blijft de dataverwerking op één plek en is richting de klanten van BAYZ eenvoudig uit te leggen waar de gegevens staan en wie erbij kan. 

FLOW in vier stappen 

Het portaal volgt de levensloop van een training en kent drie rollen: Admin, Trainer en de combinatie van beide, elk met een eigen weergave. 

• Plannen. Een training wordt aangemaakt uit het sjabloon van de klant, inclusief alle trainingsdagen. Het trainingsoverzicht toont per training en per trainingsdag wat er nog te doen is, met een kanban op urgentie, een kalender en een workloadoverzicht. 
• Bemensen. De admin zet een uitvraag uit naar trainers. Die geven met één klik beschikbaar, deels beschikbaar of niet beschikbaar door, waarna de admin goedkeurt, toewijst en er automatisch een mail verstuurd wordt ter bevestiging. 
• Uitvoeren. Deelnemers komen op drie manieren binnen: los, in bulk via Excel, of automatisch vanuit het boekingsplatform en ontvangen de intakemail. Op de trainingsdag registreert de trainer de presentie. 
• Afronden. Na elke trainingsdag gaat automatisch een evaluatiemail met persoonlijke link uit, met vragen per trainingsdag en eventuele reminders. Respons en gemiddelde scores zijn zichtbaar per trainingsdag en per trainer. Op de laatste dag beoordeelt de trainer wie het certificaat verdient en worden deze uitgestuurd door Credly na een akkoord van de deelnemer. 

Onze aanpak 

We hebben FLOW iteratief gebouwd, in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Elke flow is tussentijds getoetst en aangescherpt op basis van feedback, zodat het portaal het werkproces van BAYZ volgt en niet omgekeerd. Een aantal bewuste keuzes: 

• Werkbaarheid boven vormgeving. De voorkeur lag bij overzichtelijke tabellen en inline editing, zodat het dagelijks werk snel gaat 
• No-code als basis, zodat BAYZ zelf teksten, mailtemplates en trainingssjablonen kan beheren zonder ontwikkelaar 
• Waar het platform grenzen had, hebben we die met maatwerk opgelost, zodat de gebruiker daar in de praktijk niets van merkt 
• Volledige documentatie bij oplevering, zodat BAYZ het portaal zelfstandig kan beheren en uitbreiden 

Wat het oplevert 

Wat eerder via Excel, mail en telefoon liep, gebeurt nu vanuit één portaal. Dat verandert het dagelijks werk op een paar concrete punten: 

• Trainers zien hun eigen planning en geven hun beschikbaarheid zelf door, zonder dat iemand hoeft te bellen of te mailen 
• De admin ziet per training in één blik welke taken nog openstaan 
• Presentie, evaluaties en certificaten hangen aan de training zelf, dus er is niets meer los bij te houden of over te typen 
• Trainers, admins en deelnemers ontvangen automatisch de juiste communicatie op het juiste moment, waardoor het proces efficiënter en consistenter verloopt 

Doorontwikkeling 

FLOW is live en wordt door BAYZ zelf beheerd. De komende tijd bouwen we samen verder aan nieuwe functionaliteit, zodat het portaal blijft meegroeien met de manier waarop BAYZ, trainingen organiseert.