Maatwerk software voor Flitz-events

Over Flitz-events

Flitz Events organiseert bedrijfsuitjes, teambuildings en zakelijke evenementen voor enkele van de grootste corporates van Nederland. Met een uitgebreid netwerk van locaties, uitzendkantoren en partners draaien zij honderden uitjes per maand van strandactiviteiten tot grootschalige bedrijfsevents. Achter elke succesvolle dag staat een complexe operatie: instructeurs inplannen, voorraad beheren, offertes uitsturen, boekingen verwerken en op locatie zorgen dat alles vlekkeloos verloopt.

Naarmate Flitz Events groeide, groeiden ook de operationele uitdagingen mee. Tijd om kritisch te kijken naar de processen achter de schermen.

De ontwikkeling van het platform

Op honderden bedrijfsuitjes per maand stuiten op een papieren boekingslijst of een instructeur die op het strand staat te bellen naar kantoor om dieetwensen op te vragen daar zit niemand op te wachten. Voor Flitz Events, een van de grootste organisatoren van bedrijfsuitjes en zakelijke evenementen in Nederland, ontwikkelde Generation C een maatwerk operationeel platform dat naadloos integreert met hun bestaande ERP. In deze case lees je hoe gerichte maatwerk software ontwikkeling het verschil maakte tussen "het werkt wel" en "het werkt écht voor iedereen, ook op de vloer".

De uitdaging: een groeiende operatie met groeipijn

Flitz Events werkte al met een bestaand ERP-systeem dat solide werk leverde op financiën, HR, offertes en boekingen. Maar in de praktijk liep het team op een aantal plekken vast:

• Voorraadbeheer en beschikbaarheid waren lastig in real-time bij te houden, zeker bij pieken.
• Planning van instructeurs met de juiste skills voor het juiste evenement vereiste veel handwerk en overzicht dat het ERP niet bood.
• Op locatie informatie opzoeken was omslachtig. Instructeurs op het strand of bij een evenementlocatie moesten bellen naar kantoor of een log laptop opentrekken om te zien wat de dieetwensen waren, wie de klantcontactpersoon was, of wat specifieke verzoeken waren.
• Betalingen op locatie liepen vaak via een omweg richting kantoor, wat zowel klanten als instructeurs onnodig tijd kostte.

Het bestaande ERP was niet gemaakt voor mobiel gebruik op de evenementlocatie. En een volledige migratie naar een nieuw systeem was geen optie — daarvoor zijn de financiële en administratieve workflows in het ERP veel te waardevol en goed ingebed in de organisatie.

De vraag aan Generation C: kunnen jullie iets bouwen dat naast het ERP werkt, niet erbovenop?

Stap 1: procesmapping met Miro en Claude

Samen met het team van Flitz Events brachten we de belangrijkste processen in kaart. Met tools als Miro en Claude tekenden we uit hoe een offerte van aanvraag tot bevestiging loopt, hoe een boeking zich verplaatst van inbox naar locatie, hoe voorraad wordt toegewezen, en hoe instructeurs worden ingepland.

We hebben specifiek ingezoomd op:

• Operatiemanagement: hoe de dagelijkse aansturing loopt
• Offerteproces: van aanvraag tot getekende deal
• Voorraadbeheer: wat is waar, wanneer beschikbaar
• Boekingenflow: van eerste contact tot uitvoering
• Instructeursplanning: de juiste mensen, met de juiste skills, op het juiste moment

Door dit visueel te maken, werd direct duidelijk waar de operatie efficiency liet liggen — en waar maatwerk software ontwikkeling het verschil kon maken zonder bestaande werkwijzen omver te gooien. Bovendien hebben we deze maps vastgelegd voor de toekomst, zodat Flitz Events ook intern altijd kan teruggrijpen op een helder overzicht van de eigen processen.

Stap 2: scope bepalen

Niet elk proces vraagt om nieuwe software. Sommige zaken werken al prima in het ERP. Samen met Flitz Events bepaalden we welke onderdelen écht een operationele laag verdienden, en welke we ongemoeid lieten:

• In het ERP: financiën, offertes, boekingsadministratie, HR, personeelsbeheer
• In het nieuwe platform: mobiele toegang voor instructeurs, real-time klantinformatie op locatie, voorraadinzicht, planning, betalingen op locatie

Dit onderscheid is cruciaal in maatwerk software ontwikkeling. Niet alles vervangen, maar precies het juiste toevoegen en de twee werelden naadloos laten samenwerken.

Onze aanpak: eerst kaart, dan maatwerk software ontwikkeling

We bouwden een maatwerk platform dat als operationele laag náást het bestaande ERP draait. Via een API-koppeling worden alle relevante boekingen, klantgegevens en planning automatisch gesynchroniseerd, wat in het ERP staat, staat ook in het platform. En andersom. Eén bron van waarheid, twee interfaces die elk passen bij hun gebruikssituatie.

• Mobile-first. Het platform is volledig responsive en werkt soepel op de telefoon. Een instructeur op het strand vindt binnen 2 of 3 klikken de info die nodig is: klant, contactpersoon, dieetwensen, speciale verzoeken, locatiedetails.
• Live betalen op locatie. Tikkies en afrekeningen worden binnen twee klikken geregeld en zijn direct gesynchroniseerd met de bankrekening en de administratie. Geen gebel meer naar kantoor.
• Real-time voorraad en planning. Wat is beschikbaar, wie is ingepland, welke skills heeft die instructeur? Allemaal in één oogopslag.
• Volledig in de huisstijl van Flitz Events. Geen generiek dashboard, maar een omgeving die voelt als onderdeel van het merk — ontworpen met aandacht voor UI en UX zodat het platform ook prettig is in dagelijks gebruik.